Category Archives for "G Suite"

services informatiques

Pourquoi externaliser vos services informatiques?

Toutes les entreprises ont besoin d’un système informatique fiable, performant et sécurisé. Que vous ayez un grand département TI ou non, les requêtes pour les techniciens informatiques sont probablement nombreuses.

L’option d’externaliser vos services informatiques vous a traversé l’esprit? La première question qui vous vient à l’esprit est-elle : est-ce un bon investissement? Selon votre situation, l’externalisation de vos services informatiques pourrait s’avérer pertinente pour combler vos besoins informatiques. 

Analysons vos ressources actuelles 

service informatique

Vous gérez probablement l’informatique à l’interne présentement. Que vous ayez un département TI avec ou sans un directeur TI, vous aurez à analyser vos besoins et votre capacité actuellement à les répondre. Pour continuer à l’interne, vous devez avoir des ressources humaines, des compétences pointues, du matériel de qualité. 

Si vous êtes en période d’embauche, ce n’est pas toujours facile de trouver la perle rare pour un directeur TI. Son travail consistera principalement à gérer les opérations informatiques, de télécommunications, de réseaux et de systèmes de votre organisation. Il sera un peu le maître des données de l’entreprise

Avouons-le, votre nouveau directeur TI aura-t-il le temps de soutenir vos utilisateurs au quotidien ? Entre la rédaction de la politique de sécurité informatique, les nouveaux achats d’ordinateurs, la négociation du contrat de téléphonie, les réunions… Qui s’occupera de la principale brèche de sécurité de votre entreprise : les humains! Vous savez le fameux code 18 qui se trouve à 18 pouces de l’écran.

Go! On externalise les services informatiques 

L’externalisation informatique consiste à confier la gestion complète ou partielle à une entreprise externe.

Au-delà de bien choisir l’entreprise qui s’occupera de vos services informatiques, vous aurez à établir vos besoins. Puisque vous n’aurez pas à faire de démarches d’embauche ou de formation, vous serez opérationnel plus rapidement. 

En externalisant les services informatiques, vous avez accès à des professionnels hautement qualifiés, expérimentés, avec une expertise diversifiée. C’est beaucoup plus simple de trouver un service d’externalisation compétent qu’un directeur TI. L’équipe de support qui vous est dédiée vous assure une sécurité maximale et une tranquillité d’esprit.

externaliser services

Externaliser ses services informatiques, un scénario idéal pour : 

  • Ceux qui n’ont pas les moyens d’engager un directeur TI à temps plein
  • Ceux qui ont besoin de ressources supplémentaires pendant l’absence d’un employé ou lors d’un projet d’envergure
  • Ceux qui n’ont aucune structure mise en place
  • Ceux qui désirent libérer leur équipe TI des petites tâches quotidiennes

Parlons budget! 

Le budget est toujours décisif dans une décision d’affaires. Bien que tout dépend des années de l’entreprise engagée pour l’externalisation des services, il est possible d’établir quelques constats sur les coûts.

Premièrement, un grand avantage de l’externalisation du service informatique est de mieux contrôler les coûts. Le prix étant fixe, vous pouvez prévoir le montant que représente la gestion informatique sur le long terme. 

En externalisant, vous limitez les coûts de formation tout en maintenant une expertise technologique de pointe. D’ailleurs que vous soyez une PME ou une multinationale, vous pouvez externaliser vos services : les tarifs sont calculés selon le niveau de services demandé. Vous pouvez également externaliser partiellement vos services informatiques. 

**Bonus** : les entreprises offrant l’externalisation ont habituellement accès à des prix avantageux auprès des fournisseurs de logiciels et de matériels informatiques.

Externaliser vos services informatiques est donc un bon investissement pour avoir une équipe proactive hautement spécialisée qui veillera au bon fonctionnement de vos systèmes informatiques et technologiques. Les entreprises qui souhaitent avoir une tranquillité d’esprit et ainsi éviter des erreurs ou des départs dispendieux savent quoi faire!

Vous aimeriez externaliser vos services?

doigt pointant vers un écran affichant une barre de défilement et une flèche tournante

Comment déployer un outil de CRM

travail collaboratif

Le travail collaboratif sur le Cloud, une nécessité! 

suite goole

6 bonnes raisons d’intégrer la G Suite au bureau

google suite

Le secret pour que votre équipe adhère à la suite Google!

Certaines entreprises constatent que leur équipe n’adhère pas à la suite Google après son implantation. Les employés qui travaillaient depuis des années sur Excel ou Word sont réticents à utiliser la version Google. Ces entreprises ont l’impression que ce changement s’est avéré une perte de temps. 

Mais, rien n’est perdu! Si vous êtes dans cette situation ou vous souhaitez l’éviter, il existe un secret pour que votre équipe adhère à la suite Google. Vous pouvez lui faire aimer et utiliser l’entièreté de la suite. Nous vous expliqueons comment!

Un prérequis : le soutien des employés

soutien employé google suite
google suite adhérer

Avant de vous révéler le secret, nous devons parler de ce prérequis.

Le secret ne peut pas être efficace si votre équipe n’est pas impliquée dans votre virage numérique. Vous ne devez en aucun cas sous-estimer le rôle que les membres de l’équipe auront à jouer pour soutenir ce changement. Les employés de tout niveau devront s’engager à faire de cette transformation une réussite.

Dans toute organisation, il y a toujours une ou plusieurs personnes réfractaires aux changements. Celles-ci pourraient avoir un impact négatif sur votre transformation et vous mettre des bâtons dans les roues. À l’inverse, des employés motivés qui s’impliquent dans la transformation vous aideront à atteindre vos objectifs plus rapidement.

Pour favoriser l'intégration de la suite Google au quotidien de l’équipe, impliquez-la dans vos démarches! La communication est décisive pour la réussite de votre implantation de cet outil numérique. 

Vous devez expliquer pourquoi le changement vers la suite Google est avantageux pour chaque individu, pour l’équipe et pour l’entreprise. Les membres de l’équipe comprendront mieux l’intérêt de ce grand changement dans leur habitude de travail. D’ailleurs, le principe du travail collaboratif est souvent bien apprécié dans les bureaux. 

CHUT! Le secret est ...

Le soutien utilisateur! Qu'entend-on par soutien utilisateur? Il s’agit en fait du service d’une entreprise externe qui apporte de l’aide aux membres de l’équipe qui éprouvent des difficultés techniques lorsqu’ils utilisent la suite Google.  

La formation est souvent le premier réflexe, mais elle peut s'avérer une dépense plutôt qu’un investissement si elle n’est pas faite de façon adéquate! Si votre équipe n’a pas de pratique après la formation ni d’accompagnement, elle oubliera rapidement ce qu’elle a appris.

secret adhésion google suite


Nous sommes tous humains. Avec le temps, nous oublions. Mais, nous ne nous permettons pas cette erreur. Nous avons souvent peur du jugement des autres, de nos collègues. Ainsi, les membres d’une équipe, après quelques mois, n’osent pas poser leurs questions à l’interne. Ils auront donc tendance à revenir à leurs anciens outils qu’ils connaissent par coeur au lieu de continuer leur apprentissage.

C’est pourquoi le soutien utilisateur favorise une vraie adhésion de la part de votre équipe. Les employés ne seront pas gênés de poser leurs questions à l’externe à un soutien utilisateur.


De plus, un soutien utilisateur vérifie également l’adhésion des individus à la technologie. Si les membres de l’équipe remettent toujours en question les processus, il vous avisera d’un problème de gestion du changement. Vous pourrez ainsi vous ajuster selon les conseils de votre service de soutien utilisateur. 

Vous détenez maintenant le secret entre vos mains. Il ne vous reste qu’à choisir un soutien utilisateur pour la suite Google qui répond aux besoins de votre équipe.

Comment implanter la suite google? 

doigt pointant vers un écran affichant une barre de défilement et une flèche tournante

Comment déployer un outil de CRM

travail collaboratif

Le travail collaboratif sur le Cloud, une nécessité! 

suite goole

6 bonnes raisons d’intégrer la G Suite au bureau

travail collaboratif

Le travail collaboratif sur le Cloud, une nécessité! 

Dans une entreprise X, plusieurs intervenants travaillent sur un même projet. Ils ont créé un document Word qu’ils se transmettent par courriel chaque fois que quelqu’un y apporte une modification. Certains n’ont pas reçu le document_versionfinale_VF_verifiée_corrigéeAB, d’autres ont effacé le courriel en question par erreur. Ne pourrait-il pas être plus simple de travailler en équipe? 

La réponse est OUI. Et la solution à ce problème récurrent est le travail collaboratif sur le Cloud.

Qu’est-ce que le travail collaboratif?

travail collaboratif

Le travail collaboratif représente le travail effectué en commun par plusieurs personnes. Pour que ce soit collaboratif, le mot d’ordre est le partage. Il faut vouloir coopérer et savoir le faire. Les coéquipiers doivent partager avec les autres une partie de leur pouvoir et de leur savoir pour obtenir un résultat dont ils sont collectivement responsables

Pourquoi est-ce indispensable? 

Adopter le travail collaboratif augmente l’efficacité, la productivité et la motivation des employés. En d’autres mots, la façon de travailler d’une équipe influence la rentabilité de sa production. Rien de moins. 

Les équipes (et les gestionnaires) adorent : 

  1. l’accessibilité – Les utilisateurs peuvent en tout temps avoir accès au dossier sur l’appareil de leur choix. 
  2. la communication sans faille – Les collaborateurs peuvent avoir une discussion à même le document et laisser des commentaires. 
  3. l’émergence d’idées – La nature inclusive du Cloud favorise l’expression d’idées et de solutions originales. 
  4. le regroupement des documents – Une plateforme collaborative regroupe tous les documents dans un seul et même endroit. Il est impossible de perdre un document! 
  5. la vraie transparence – Tous les documents importants pour la réalisation du projet sont accessibles pour un intervenant. Les collaborateurs se sentiront inclus dans le projet et ils seront plus efficaces!

Le Cloud : un pilier de cette façon de travailler

Les nouvelles technologies aident à adopter le mode de travail collaboratif. On peut ainsi penser à un espace de travail virtuel sur le Cloud qui permet de travailler en collaboration par exemple. 

cloud infonuagique

(Parenthèse - Qu’est-ce que le Cloud? Le Cloud infonuagique, c’est le principe d’utiliser quand bon nous semble des ressources informatiques qui sont conservées chez l'hébergeur :  espace de stockage, applications, courriel, agenda, services d’hébergement. Cet espace dans le Cloud peut être gratuit ou être loué.)

À toutes les étapes d’un projet, les informations doivent toujours circuler efficacement. Chaque collaborateur doit être au courant des modifications, des nouveautés, des avancements, etc. Avec le Cloud, chacun peut à tout moment consulter et modifier les documents. De cette façon, tout le monde peut participer au succès du projet.

Nous recommandons la G suite 

g suite

L’ensemble d’outils de la G suite augmente la réactivité et la productivité de vos équipes au quotidien. Ayant un fonctionnement similaire à la suite Office, la G suite permet la collaboration en temps réel entre plusieurs personnes qui partagent le même document. Elle affiche le suivi des modifications et permet l’ajout de commentaires à un document. C’est fini les problèmes de versions antérieures et les échanges incessants de documents par courriel!

Avec les disques d’équipes, tous les collaborateurs de l’organisation peuvent avoir accès (si c’est ce que l’on souhaite) aux documents. Il est possible de restreindre les droits d’accès pour certains dossiers ou documents. Vous pouvez également restreindre les actions qu’un utilisateur peut effectuer, c’est-à-dire modifier le contenu, laisser des commentaires ou seulement lire le document. 

Cet espace sur la G suite vous permet de stocker vos fichiers dans un même espace sécurisé et partagé, accessible par tous les membres de votre équipe. Il n’y a pas de doutes, Intégrer la G suite au bureau révolutionne la façon de travailler en équipe!

travail collaboratif au bureau

Saviez-vous que la G suite est offerte gratuitement pour les OBNL? Si vous êtes un organisme à but non lucratif, nous pouvons vous aider dans l'implantation de cette nouvelle façon de travailler! 

Le travail collaboratif, ce n’est pas simplement qu’une autre façon de travailler, c’est une façon d’assurer la réussite des projets. Tous les intervenants d’un projet devraient avoir accès aux informations. Utilisée à sa pleine capacité, la G suite favorise le partage et détruit les silos. Le travail collaboratif étant un changement important, vous aurez à acquérir de nouvelles connaissances sur les outils disponibles! 

Comment implanter le travail collaboratif? 

doigt pointant vers un écran affichant une barre de défilement et une flèche tournante

Comment déployer un outil de CRM

suite goole

6 bonnes raisons d’intégrer la G Suite au bureau

logo g suite

6 bonnes raisons d’intégrer la G Suite au bureau

Avant d’opter pour un nouvel outil de travail, vous devez penser à vos besoins de collaboration, de productivité, de mobilité et de partage d'information. La G Suite est un ensemble d’outils professionnels, simples d’utilisation et sécurisés. Voici 6 raisons qui vous convaincront d’intégrer cet outil numérique! 

1   Travaillez de partout grâce au Cloud

google cloud

Contrairement à la suite Office, la G Suite vous permet de travailler de partout depuis n’importe quel appareil grâce au google cloud. Qu’est-ce que le Cloud? Le Cloud (infonuagique), c’est le principe d’utiliser quand bon vous semble des ressources informatiques qui sont conservées chez l'hébergeur :  espace de stockage, applications, courriel, agenda, services d’hébergement. Cette espace dans le cloud peut être gratuite ou être louée. 

La G Suite utilise le Cloud et elle comporte plusieurs applications interreliées entre elles, comme Google Drive, Doc et Sheets. Pour les utiliser, vous devez vous identifier à l’aide de votre compte Google. Une fois connecté à votre compte, vous pouvez travailler de partout depuis n’importe quel appareil. Il existe plusieurs forfaits selon votre compte personnel et les comptes pour entreprises.

2   Partagez des fichiers sur le Google Drive et les disques d’équipe

Google Drive, c’est un espace de sauvegarde conçu d’abord et avant tout pour l’utilisation des documents Google (mieux connus sous le nom «Google docs») ou de feuilles de calculs «Google sheets». Il offre la possibilité de travailler en collaboration avec d’autres personnes qui se trouvent devant un autre ordinateur. Le partage de documents et de données nécessite toutefois une compréhension du Cloud, des droits d’accès et de la sécurité.

google disc

Mon disque

  • Contient tous les fichiers et documents que vous organisez.
  • Seulement les fichiers et documents auxquels vous donnez accès seront partagés.

Disques d’équipes

  • Contient tous les dossiers «réseaux» partagés avec tous les  collaborateurs de votre organisation.
  • Tous les documents sont la propriété de votre organisation.

Partagés avec moi

  • Ce que vos collaborateurs vous partagent, vous pouvez leur demander de classer pour vous ou les reclassez vous-mêmes.

3   Synchronisez votre agenda à votre Gmail grâce à Google Calendar

Lorsque vous recevez un courriel à propos d'un événement ou d’une rencontre, l'événement est automatiquement ajouté à votre agenda. Vous n’aurez donc plus de raisons de manquer vos rendez-vous! Avec votre Gmail, vous pouvez envoyer des courriels pour que les participants à la rencontre confirment leur présence.

Vous pouvez également relier des documents à la rencontre dans votre agenda. Un autre avantage de Gmail est de pouvoir organiser votre travail avec plusieurs agendas. La plateforme de courriels Gmail peut être personnalisée selon vos besoins et préférences :

google agenda
  • vos paramètres de signature ; 
  • vos messages d’absence ;
  • vos liens avec DRIVE et AGENDA ;
  • votre configuration des extensions ;
  • vos paramètres de productivité et redirection ;
  • votre confirmation de lecture ;
  • vos réponses standardisées.

4   Collaborez en temps réel avec la G Suite

La G Suite a un fonctionnement similaire à la suite Office, excepté qu’elle permet la collaboration en temps réel entre plusieurs personnes qui partagent le même document. Elle affiche le suivi des modifications et permet l’ajout de commentaires à un document. En plus, vous n’avez plus besoin d'enregistrer vos fichiers! 

En ligne ou hors ligne (pour la configuration initiale et le partage de tous types documents), Google Docs présente des fonctionnalités particulières : recheche, traduction, gestion de projets et plus encore!

Une autre façon de collaborer en temps réel est possible pour vos différents comptes utilisateurs ou toute autre personne qui utilise la G suite : il s’agit de l’outil Google Hangouts qui permet l’envoi de messages instantanés via un clavardage en plus d’offrir un espace de conversation vidéo.

google suite

En résumé, la G Suite offre :

  • Une collaboration et configuration d’extensions adaptées aux réalités d’une entreprise ;
  • Un fonctionnement similaire à la suite Office ;
  • Un clavardage efficace ;
  • Un suivi des modifications.  

5   Créez des questionnaires avec Google Forms

google forms

 Google Forms est l’application de Google qui vous permet de réaliser des questionnaires. Google Forms vous permet de paramétrer votre questionnaire à votre guise, d’ajouter vos couleurs, le personnaliser, le partager avec vos coéquipiers et exporter les réponses. 

L’important c’est de bien définir quels sont vos processus. Nommez vos fichiers clairement lorsque vous travaillez sur le web et n’oubliez pas, soyez créatifs!

6   Ajoutez des extensions Chrome

Utilisez Chrome pour découvrir des outils supplémentaires! Vous pouvez configurer des extensions adaptées à la réalité de votre entreprise. Par exemple, l'extension Google Keep facilite le travail avec  l’ajout de post-it dans l’ensemble des outils GMAIL, Agenda, Docs, depuis l'interface Google Keep™.

chrome extensions

Voici quelques extensions pratiques:

  • Google Keep;
  • Google Traduction;
  • Papaly;
  • Lastpass;
  • Secure Exchanges.

COMMENT ÉVOLUER VERS LE NUMÉRIQUE?

Nos conseillers sont là pour vous aider!

>