All Posts by Sylvain

About the Author

Google Keep : 5 astuces pratiques


Bienvenue à la première rubrique «Astuces d’efficacité», qui présente chaque mois des astuces intéressantes afin d’améliorer votre productivité avec les outils numériques. Cette semaine, nous nous attaquons à Google Keep : l’outil de prise de notes gratuit offert par Google. Si vous prenez toujours des notes papier, cet article vous est destiné!

Si ce n’est pas déjà fait, nous recommandons d’installer l’application Google Keep sur votre appareil mobile (voir les liens ci-bas). Pour accéder à Keep, vous n’avez besoin que d’un compte Google, et de l’application mobile ou d'un navigateur Web.

Télécharger l’app mobile :  iOS  |  Android
Accéder à Keep depuis le Web

Qu'est-ce que Google Keep?

Un bloc de Post-it® virtuel sur lequel vous pouvez ajouter des notes, des listes, des photos, des dessins, et même des clips audio! Avec Keep, vous ne perdrez plus jamais vos notes, puisqu’elles sont stockées dans le Cloud. Cela vous permet ainsi d’accéder à vos notes partout, depuis n’importe quel appareil, en tout temps. Google Keep est donc l’outil qu’il vous faut si vous souhaitez optimiser votre prise de notes!

Enfin, voici nos 5 astuces pratiques pour gagner en efficacité lorsque vous prenez des notes avec Google Keep. À vos crayons (ou plutôt, vos claviers)!


Mobile - nouvelle note
Mobile - enregistrement vocal
previous arrow
next arrow
 

1. Dictez vos notes

(version mobile de Google Keep)
Pourquoi écrire vos notes ou même les taper sur un clavier lorsque vous pouvez les dicter? La fonctionnalité de saisie vocale de Google Keep vous permet d’accélérer grandement votre prise de notes. Keep corrige même vos fautes!

Pour ceux et celles qui utilisent l’outil natif de saisie vocale de votre téléphone, vous pouvez continuer à écrire une note déjà créée en dictant.
Web - couleur
Web - étiquettes
Web - étiquettes (2)
Mobile - organisation
Mobile - organisation (2)
Mobile - étiquettes
previous arrow
next arrow
 

2. Organisez vos notes

Vous avez horreur du désordre ou souhaitez devenir plus organisé.e? Avec Keep, vous pouvez organiser rapidement et sans effort vos notes, ce qui vous évite de jouer à “Où est Charlie” avec ces dernières.

Le saviez-vous?  Keep vient par défaut avec 12 couleurs, soit au moins 11 de plus qu’un bloc de Post-it® standard. Cela vous permet de personnaliser votre espace Google Keep comme bon vous le semble.

Il est également possible d’organiser vos notes dans diverses catégories avec les étiquettes (ou libellés, labels). En ajoutant une ou plusieurs étiquette(s) à vos notes, vous pouvez retrouver ces dernières en un clic, en allant sur la “page” de l’étiquette souhaitée.
Web - ajouter un rappel
Mobile - rappel
Web - options rappel
Web - options rappel (2)
previous arrow
next arrow
 

3. Rappelez-vous (enfin) de vos notes

Certains disent qu’écrire sur du papier aide à mieux mémoriser, d’autres affirment que ça ne change rien… et les gens avisés savent que ça n’a pas d’importance, puisque Keep possède une fonctionnalité vous permettant de vous rappeler enfin de vos notes, peu importe comment vous les prenez.

Effectivement, dans Keep, il est possible d’ajouter des rappels (ponctuels ou répétitifs) à vos notes. Ces rappels, qui sont synchronisés avec votre Agenda, vous envoient des notifications à l’heure que vous souhaitez. Vous pouvez donc oublier de vous en rappeler, puisque Google Keep le fait pour vous!
Web - dessiner
Mobile - outils dessin
previous arrow
next arrow
 

4. Dessinez vos notes

Vous ne souhaitez ni écrire, ni taper, ni dicter? Il est toujours possible de dessiner vos notes avec Google Keep.

Vous souhaitez intégrer votre dessin à un document? Utilisez simplement la fonctionnalité “Copier vers Google Documents” afin de poursuivre votre travail.
Web - partager
Web - partager (2)
Mobile - organisation
previous arrow
next arrow
 

5. Partagez vos notes

Vous avez une liste de tâches à remplir avec vos collègues ou souhaitez partager votre note? Dans Keep, il vous est possible de collaborer sur vos notes! Pour ce faire, peu importe la plateforme, appuyez sur “Collaborateurs”, et saisissez les adresses courriel des comptes Google des personnes souhaitées.

Ces personnes recevront une invitation par courriel et pourront ensuite modifier la note au même titre que vous (mais ne pourront pas la supprimer). Ainsi, tout le monde peut garder un suivi clair et efficace des actions à prendre ou des détails importants d’une opération.

Conclusion

Fini, les petits papiers éparpillés! Avec Google Keep, vous ne pouvez plus perdre la note importante pour un client ou votre liste d’épicerie. 

Si cet outil vous intéresse et vous n’êtes pas encore sur la G Suite, InnovSA peut vous accompagner et vous conseiller. Keep n’est que la pointe de l’iceberg de l’efficacité Google!

travail collaboratif

Le travail collaboratif sur le Cloud, une nécessité! 

Dans une entreprise X, plusieurs intervenants travaillent sur un même projet. Ils ont créé un document Word qu’ils se transmettent par courriel chaque fois que quelqu’un y apporte une modification. Certains n’ont pas reçu le document_versionfinale_VF_verifiée_corrigéeAB, d’autres ont effacé le courriel en question par erreur. Ne pourrait-il pas être plus simple de travailler en équipe? 

La réponse est OUI. Et la solution à ce problème récurrent est le travail collaboratif sur le Cloud.

Qu’est-ce que le travail collaboratif?

travail collaboratif

Le travail collaboratif représente le travail effectué en commun par plusieurs personnes. Pour que ce soit collaboratif, le mot d’ordre est le partage. Il faut vouloir coopérer et savoir le faire. Les coéquipiers doivent partager avec les autres une partie de leur pouvoir et de leur savoir pour obtenir un résultat dont ils sont collectivement responsables

Pourquoi est-ce indispensable? 

Adopter le travail collaboratif augmente l’efficacité, la productivité et la motivation des employés. En d’autres mots, la façon de travailler d’une équipe influence la rentabilité de sa production. Rien de moins. 

Les équipes (et les gestionnaires) adorent : 

  1. l’accessibilité – Les utilisateurs peuvent en tout temps avoir accès au dossier sur l’appareil de leur choix. 
  2. la communication sans faille – Les collaborateurs peuvent avoir une discussion à même le document et laisser des commentaires. 
  3. l’émergence d’idées – La nature inclusive du Cloud favorise l’expression d’idées et de solutions originales. 
  4. le regroupement des documents – Une plateforme collaborative regroupe tous les documents dans un seul et même endroit. Il est impossible de perdre un document! 
  5. la vraie transparence – Tous les documents importants pour la réalisation du projet sont accessibles pour un intervenant. Les collaborateurs se sentiront inclus dans le projet et ils seront plus efficaces!

Le Cloud : un pilier de cette façon de travailler

Les nouvelles technologies aident à adopter le mode de travail collaboratif. On peut ainsi penser à un espace de travail virtuel sur le Cloud qui permet de travailler en collaboration par exemple. 

cloud infonuagique

(Parenthèse - Qu’est-ce que le Cloud? Le Cloud infonuagique, c’est le principe d’utiliser quand bon nous semble des ressources informatiques qui sont conservées chez l'hébergeur :  espace de stockage, applications, courriel, agenda, services d’hébergement. Cet espace dans le Cloud peut être gratuit ou être loué.)

À toutes les étapes d’un projet, les informations doivent toujours circuler efficacement. Chaque collaborateur doit être au courant des modifications, des nouveautés, des avancements, etc. Avec le Cloud, chacun peut à tout moment consulter et modifier les documents. De cette façon, tout le monde peut participer au succès du projet.

Nous recommandons la G suite 

g suite

L’ensemble d’outils de la G suite augmente la réactivité et la productivité de vos équipes au quotidien. Ayant un fonctionnement similaire à la suite Office, la G suite permet la collaboration en temps réel entre plusieurs personnes qui partagent le même document. Elle affiche le suivi des modifications et permet l’ajout de commentaires à un document. C’est fini les problèmes de versions antérieures et les échanges incessants de documents par courriel!

Avec les disques d’équipes, tous les collaborateurs de l’organisation peuvent avoir accès (si c’est ce que l’on souhaite) aux documents. Il est possible de restreindre les droits d’accès pour certains dossiers ou documents. Vous pouvez également restreindre les actions qu’un utilisateur peut effectuer, c’est-à-dire modifier le contenu, laisser des commentaires ou seulement lire le document. 

Cet espace sur la G suite vous permet de stocker vos fichiers dans un même espace sécurisé et partagé, accessible par tous les membres de votre équipe. Il n’y a pas de doutes, Intégrer la G suite au bureau révolutionne la façon de travailler en équipe!

travail collaboratif au bureau

Saviez-vous que la G suite est offerte gratuitement pour les OBNL? Si vous êtes un organisme à but non lucratif, nous pouvons vous aider dans l'implantation de cette nouvelle façon de travailler! 

Le travail collaboratif, ce n’est pas simplement qu’une autre façon de travailler, c’est une façon d’assurer la réussite des projets. Tous les intervenants d’un projet devraient avoir accès aux informations. Utilisée à sa pleine capacité, la G suite favorise le partage et détruit les silos. Le travail collaboratif étant un changement important, vous aurez à acquérir de nouvelles connaissances sur les outils disponibles! 

Comment implanter le travail collaboratif? 

doigt pointant vers un écran affichant une barre de défilement et une flèche tournante

Comment déployer un outil de CRM

suite goole

6 bonnes raisons d’intégrer la G Suite au bureau

>