Bienvenue à la première rubrique «Astuces d’efficacité», qui présente chaque mois des astuces intéressantes afin d’améliorer votre productivité avec les outils numériques. Cette semaine, nous nous attaquons à Google Keep : l’outil de prise de notes gratuit offert par Google. Si vous prenez toujours des notes papier, cet article vous est destiné!
Si ce n’est pas déjà fait, nous recommandons d’installer l’application Google Keep sur votre appareil mobile (voir les liens ci-bas). Pour accéder à Keep, vous n’avez besoin que d’un compte Google, et de l’application mobile ou d'un navigateur Web.
Télécharger l’app mobile : iOS | Android
Accéder à Keep depuis le Web
Qu'est-ce que Google Keep?
Un bloc de Post-it® virtuel sur lequel vous pouvez ajouter des notes, des listes, des photos, des dessins, et même des clips audio! Avec Keep, vous ne perdrez plus jamais vos notes, puisqu’elles sont stockées dans le Cloud. Cela vous permet ainsi d’accéder à vos notes partout, depuis n’importe quel appareil, en tout temps. Google Keep est donc l’outil qu’il vous faut si vous souhaitez optimiser votre prise de notes!
Enfin, voici nos 5 astuces pratiques pour gagner en efficacité lorsque vous prenez des notes avec Google Keep. À vos crayons (ou plutôt, vos claviers)!
1. Dictez vos notes
(version mobile de Google Keep)
Pourquoi écrire vos notes ou même les taper sur un clavier lorsque vous pouvez les dicter? La fonctionnalité de saisie vocale de Google Keep vous permet d’accélérer grandement votre prise de notes. Keep corrige même vos fautes!
Pour ceux et celles qui utilisent l’outil natif de saisie vocale de votre téléphone, vous pouvez continuer à écrire une note déjà créée en dictant.
2. Organisez vos notes
Vous avez horreur du désordre ou souhaitez devenir plus organisé.e? Avec Keep, vous pouvez organiser rapidement et sans effort vos notes, ce qui vous évite de jouer à “Où est Charlie” avec ces dernières.
Le saviez-vous? Keep vient par défaut avec 12 couleurs, soit au moins 11 de plus qu’un bloc de Post-it® standard. Cela vous permet de personnaliser votre espace Google Keep comme bon vous le semble.
Il est également possible d’organiser vos notes dans diverses catégories avec les étiquettes (ou libellés, labels). En ajoutant une ou plusieurs étiquette(s) à vos notes, vous pouvez retrouver ces dernières en un clic, en allant sur la “page” de l’étiquette souhaitée.
3. Rappelez-vous (enfin) de vos notes
Certains disent qu’écrire sur du papier aide à mieux mémoriser, d’autres affirment que ça ne change rien… et les gens avisés savent que ça n’a pas d’importance, puisque Keep possède une fonctionnalité vous permettant de vous rappeler enfin de vos notes, peu importe comment vous les prenez.
Effectivement, dans Keep, il est possible d’ajouter des rappels (ponctuels ou répétitifs) à vos notes. Ces rappels, qui sont synchronisés avec votre Agenda, vous envoient des notifications à l’heure que vous souhaitez. Vous pouvez donc oublier de vous en rappeler, puisque Google Keep le fait pour vous!
Effectivement, dans Keep, il est possible d’ajouter des rappels (ponctuels ou répétitifs) à vos notes. Ces rappels, qui sont synchronisés avec votre Agenda, vous envoient des notifications à l’heure que vous souhaitez. Vous pouvez donc oublier de vous en rappeler, puisque Google Keep le fait pour vous!
4. Dessinez vos notes
Vous ne souhaitez ni écrire, ni taper, ni dicter? Il est toujours possible de dessiner vos notes avec Google Keep.
Vous souhaitez intégrer votre dessin à un document? Utilisez simplement la fonctionnalité “Copier vers Google Documents” afin de poursuivre votre travail.
Vous souhaitez intégrer votre dessin à un document? Utilisez simplement la fonctionnalité “Copier vers Google Documents” afin de poursuivre votre travail.
5. Partagez vos notes
Vous avez une liste de tâches à remplir avec vos collègues ou souhaitez partager votre note? Dans Keep, il vous est possible de collaborer sur vos notes! Pour ce faire, peu importe la plateforme, appuyez sur “Collaborateurs”, et saisissez les adresses courriel des comptes Google des personnes souhaitées.
Ces personnes recevront une invitation par courriel et pourront ensuite modifier la note au même titre que vous (mais ne pourront pas la supprimer). Ainsi, tout le monde peut garder un suivi clair et efficace des actions à prendre ou des détails importants d’une opération.
Ces personnes recevront une invitation par courriel et pourront ensuite modifier la note au même titre que vous (mais ne pourront pas la supprimer). Ainsi, tout le monde peut garder un suivi clair et efficace des actions à prendre ou des détails importants d’une opération.
Conclusion
Fini, les petits papiers éparpillés! Avec Google Keep, vous ne pouvez plus perdre la note importante pour un client ou votre liste d’épicerie.
Si cet outil vous intéresse et vous n’êtes pas encore sur la G Suite, InnovSA peut vous accompagner et vous conseiller. Keep n’est que la pointe de l’iceberg de l’efficacité Google!