6 bonnes raisons d’intégrer la G Suite au bureau

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Avant d’opter pour un nouvel outil de travail, vous devez penser à vos besoins de collaboration, de productivité, de mobilité et de partage d'information. La G Suite est un ensemble d’outils professionnels, simples d’utilisation et sécurisés. Voici 6 raisons qui vous convaincront d’intégrer cet outil numérique! 

1   Travaillez de partout grâce au Cloud

google cloud

Contrairement à la suite Office, la G Suite vous permet de travailler de partout depuis n’importe quel appareil grâce au google cloud. Qu’est-ce que le Cloud? Le Cloud (infonuagique), c’est le principe d’utiliser quand bon vous semble des ressources informatiques qui sont conservées chez l'hébergeur :  espace de stockage, applications, courriel, agenda, services d’hébergement. Cette espace dans le cloud peut être gratuite ou être louée. 

La G Suite utilise le Cloud et elle comporte plusieurs applications interreliées entre elles, comme Google Drive, Doc et Sheets. Pour les utiliser, vous devez vous identifier à l’aide de votre compte Google. Une fois connecté à votre compte, vous pouvez travailler de partout depuis n’importe quel appareil. Il existe plusieurs forfaits selon votre compte personnel et les comptes pour entreprises.

2   Partagez des fichiers sur le Google Drive et les disques d’équipe

Google Drive, c’est un espace de sauvegarde conçu d’abord et avant tout pour l’utilisation des documents Google (mieux connus sous le nom «Google docs») ou de feuilles de calculs «Google sheets». Il offre la possibilité de travailler en collaboration avec d’autres personnes qui se trouvent devant un autre ordinateur. Le partage de documents et de données nécessite toutefois une compréhension du Cloud, des droits d’accès et de la sécurité.

google disc

Mon disque

  • Contient tous les fichiers et documents que vous organisez.
  • Seulement les fichiers et documents auxquels vous donnez accès seront partagés.

Disques d’équipes

  • Contient tous les dossiers «réseaux» partagés avec tous les  collaborateurs de votre organisation.
  • Tous les documents sont la propriété de votre organisation.

Partagés avec moi

  • Ce que vos collaborateurs vous partagent, vous pouvez leur demander de classer pour vous ou les reclassez vous-mêmes.

3   Synchronisez votre agenda à votre Gmail grâce à Google Calendar

Lorsque vous recevez un courriel à propos d'un événement ou d’une rencontre, l'événement est automatiquement ajouté à votre agenda. Vous n’aurez donc plus de raisons de manquer vos rendez-vous! Avec votre Gmail, vous pouvez envoyer des courriels pour que les participants à la rencontre confirment leur présence.

Vous pouvez également relier des documents à la rencontre dans votre agenda. Un autre avantage de Gmail est de pouvoir organiser votre travail avec plusieurs agendas. La plateforme de courriels Gmail peut être personnalisée selon vos besoins et préférences :

google agenda
  • vos paramètres de signature ; 
  • vos messages d’absence ;
  • vos liens avec DRIVE et AGENDA ;
  • votre configuration des extensions ;
  • vos paramètres de productivité et redirection ;
  • votre confirmation de lecture ;
  • vos réponses standardisées.

4   Collaborez en temps réel avec la G Suite

La G Suite a un fonctionnement similaire à la suite Office, excepté qu’elle permet la collaboration en temps réel entre plusieurs personnes qui partagent le même document. Elle affiche le suivi des modifications et permet l’ajout de commentaires à un document. En plus, vous n’avez plus besoin d'enregistrer vos fichiers! 

En ligne ou hors ligne (pour la configuration initiale et le partage de tous types documents), Google Docs présente des fonctionnalités particulières : recheche, traduction, gestion de projets et plus encore!

Une autre façon de collaborer en temps réel est possible pour vos différents comptes utilisateurs ou toute autre personne qui utilise la G suite : il s’agit de l’outil Google Hangouts qui permet l’envoi de messages instantanés via un clavardage en plus d’offrir un espace de conversation vidéo.

google suite

En résumé, la G Suite offre :

  • Une collaboration et configuration d’extensions adaptées aux réalités d’une entreprise ;
  • Un fonctionnement similaire à la suite Office ;
  • Un clavardage efficace ;
  • Un suivi des modifications.  

5   Créez des questionnaires avec Google Forms

google forms

 Google Forms est l’application de Google qui vous permet de réaliser des questionnaires. Google Forms vous permet de paramétrer votre questionnaire à votre guise, d’ajouter vos couleurs, le personnaliser, le partager avec vos coéquipiers et exporter les réponses. 

L’important c’est de bien définir quels sont vos processus. Nommez vos fichiers clairement lorsque vous travaillez sur le web et n’oubliez pas, soyez créatifs!

6   Ajoutez des extensions Chrome

Utilisez Chrome pour découvrir des outils supplémentaires! Vous pouvez configurer des extensions adaptées à la réalité de votre entreprise. Par exemple, l'extension Google Keep facilite le travail avec  l’ajout de post-it dans l’ensemble des outils GMAIL, Agenda, Docs, depuis l'interface Google Keep™.

chrome extensions

Voici quelques extensions pratiques:

  • Google Keep;
  • Google Traduction;
  • Papaly;
  • Lastpass;
  • Secure Exchanges.

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